Policy for Mailbox Quota

Ini saya buat juga untuk mengatur kebijakan penerapan quota di suatu perusahaan dengan mail client Misrosoft Outlook. Semoga bermanfaat....

---------------------------------
Tujuan
Kebijakan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas email dengan jalan menerapkan standar baku quota inbox pada PT <nama_perusahaan>.

Latar Belakang
Mengingat email sudah menjadi urat nadi perusahaan dan gangguan sekecil apapun akan mempengaruhi laju perusahaan maka dengan ini kami memcoba meningkatkan efektifitas, efisiensi dan ke stabilan email dengan jalan memberlakukan quota Mailbox email PT <nama_perusahaan>.
Mailbox adalah tempat atau kapasitas tiap user dimana isi dari email disimpan sebelum ditarik ke local di mail client seperti Microsoft Outlook, Thunderbird dan lainnya atau bahkan tetap tersimpan di Mailbox server. Semakin besar kapasitas mailbox user yang digunakan akan berbanding terbalik dengan kapasitas dari mail server itu sendiri yaitu akan semakin berkurang dan juga akan berdampak pada kinerja mail server. Untuk itu diperlukan pembatasan dengan memberlakukan quota pada tiap user yang dianggap perlu.

Manfaat pemberlakuan Quota pada Mailbox
Beberapa hal yang dapat kita peroleh antara lain :

1. Mengetahui kekuatan dari kapasitas media penyimpanan, karena dapat dengan mudah untukmenghitung secara keseluruhan maksimal mailbox user dengan ketersediaan penyimpanan yang ada.
2. Mempercepat kinerja Mail Server, karena akses user ke mailbox-nya sendiri tidak terlalu besar dan sumber daya tidak banyak terpakai.
3.  Mengurangi ruang gerak SPAM untuk kirim email sebanyak mungkin, karena dibatasi oleh quotamailbox pada user.
4. Mempercepat proses backup Virtual Machine (vm) dan juga aplikasi Zimbra difolder /opt. 

Kebijakan

1. Pengguna PC dan tidak menggunakan device smartphone dengan jabatan Staff diset jumlah quota 250 MB dan di Microsoft Outlook pada konfigurasi ‘Delivery’-‘Leave acopy of messages on the server’ dan ‘Remove from server when deleted from deleted items’ dichecklist. Remove from server diberi 3 hari.
2.  Pengguna PC dan menggunakan device smartphone dengan jabatan Staff.Diset jumlah quota 250 MB dan di Microsoft Outlook pada konfigurasi ‘Delivery’-‘Leave acopy of messages on the server’ dan ‘Remove from server when deleted from deleted items’ dichecklist. Remove from server diberi 3-7 hari.
3.  User dengan pemakaian traffic email yang tinggi. Diset jumlah quota 400 MB atau lebih  dan di Microsoft Outlook pada konfigurasi ‘Delivery’-‘Leave acopy of messages on the server’ dan ‘Remove from server when deleted from deleted items’ dichecklist. Remove from server diberi 3-7 hari.
4. User dengan jabatan Supervisor dan Manager . Diset jumlah quota 1-2 GB dan di Microsoft Outlook pada konfigurasi ‘Delivery’-‘Leave acopy of messages on the server’ dan ‘Remove from server when deleted from deleted items’ dichecklist. Remove from server diberi 7-14 hari.
5. User dengan jabatan Direksi. Diset jumlah quota Unlimited dan di Microsoft Outlook pada konfigurasi ‘Delivery’-‘Leavea copy of messages on the server’ dan ‘Remove from server when deleted from deleted items’ dichecklist. Remove from server diberi 14-30 hari.

By Me