Operational of Policy for Mail Server Zimbra

Ini saya buat memang dimaksudkan untuk membuat regulasi pemakaian email dengan Zimbra di sebuah perusahaan baik pengguna maupun administrator. Mudah-mudahan dapat berguna juga untuk pengunjung yang mungkin dapat diterapkan juga ditempat anda bekerja walaupun tidak menggunakan Mail Server Zimbra....

----------------------------------

Kebijakan Operasional Zimbra Mail Server

Tujuan

Kebijakan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas email dengan jalan menerapkan standar baku penggunaan email  <nama_pt>.

Latar Belakang

Mengingat email sudah menjadi urat nadi perusahaan dan gangguan sekecil apapun akan mempengaruhi laju perusahaan maka dengan ini kami mencoba meningkatkan efektifitas, efisiensi, kestabilan dan informasi  email dengan jalan memberlakukan aturan dan tata cara penggunaannya baik dari sisi admin sebagai pengelola email server maupun  user sebagai pemakai.

Kebijakan Administrator Email

A.	Pembuatan nama email account
	1	Nama jelas ditulis dengan lengkap dengan berbagai kondisi diantaranya :
		a)	1 suku kata, dibuat pad field last_name
		b)	2 suku kata, dibuat pada field first_name dan field last_name
		c)	3  suku kata atau lebih, dibuat 1 suku kata pertama pada field first_name dan sisa suku kata terakhir pada field last_name.
		d)	3 suku kata dengan middle_name berupa 1 huruf, dibuat 1 suku pertama pada field first_name, 2 suku kata kedua pada middle_initial dan 3 suku kata ketiga pada field last_name
B.	Pembuatan password 1.   Password pembuatan email baru diberi <any>@2013 dan user harus merubah melalui web client sebelum dapat digunakan.
	2	Password dibuat dengan minimal sebanyak 8 karakter.
	3	Minimal 1 karakter mengandung simbol (seperti : @,#,$, dan lain-lain), 1 karakter huruf besar dan 1 karakter mengandung angka.
C.	Pembuatan Title
	1	Title dibuat dengan format <jabatan/fungsi kerja> - <Lokasi_kerja>.
	2	Title ditulis di Description (tampil di Zimbra) dan Job Title (tampil di address book).
D.	Pengaturan quota mailbox
	1	Pengaturan quota dibuat berdasarkan jabatan dan fungsi email account
	2	Ketentuan quota adalah sebagai berikut :
		a)	<jabatan>                    =  Unlimited
		b)	<jabatan>                    =  Unlimited
		c)	<jabatan>                    =  500 MB
		d)	<jabatan>                    =  500 MB
		e)	<jabatan>                    =  250 MB
		f)	<jabatan>                    =  250 MB
		g)	Berdasarkan fungsi email     =  disesuaikan
E.	Pengaturan status email account
	1	Email akan di non aktifkan jika ada pemberitahuan dari atasan yang bersangkutan melalui pesan email.
	2	Penonaktifan email berikutnya disertai dengan pengambilan data email dengan cara dipindahkan ke email yang aktif yang ditunjuk oleh atasan yang bersangkutan.
	3	Email yang non aktif akan dihapus selang 2 minggu berikutnya setelah pemberitahuan email non aktif (ada pengecualian dengan kondisi tertentu).
	4	Email yang tidak pernah digunakan selama 3 bulan akan di nonaktifkan dan kemudian dihapus selang 2 minggu kemudian .
	5	Catat di Notes Zimbra Admin untuk record status email account.

Kebijakan User Email

A.	Web Client ( http://mail.<domain>)
	1	Web Client tidak sebagai aplikasi utama untuk membuka email
	2	Apabila digunakan sebagai aplikasi utama, pastikan kapasitas mailbox tidak melebihi quota
B.	Microsoft Outlook
	1	Pastikan selalu menggunakan service type TLS atau SSL port POP dan SMTP untuk keamanan data .
	2	Pastikan 'Leave copy a message to server' dan 'Remove from server….' di checklist. 'Leave copy a message…' jumlah hari yang
		disesuaikan.
	3	Usahakan besar file pst tidak melebihi dari 7 GB untuk menghindari email tidak bisa dibuka, lambat kirim atau terima email.
	4	Koneksikan address book dengan LDAP server Zimbra untuk memperoleh update account email yang aktif.

By Me